La importancia de la gestión operacional de una clínica en la lucha contra el COVID-19

En un contexto de emergencia nacional por la pandemia del coronavirus COVID-19, la gestión de Operaciones de una clínica adquiere un rol muy importante en acompañar y facilitar el trabajo de nuestro equipo médico y asistencial, los principales protagonistas en esta crisis.
Garantizar la seguridad de nuestros pacientes, sus familias y colaboradores en nuestra red de clínicas a nivel nacional guía los esfuerzos de Luis Pedro Villanueva, gerente de Operaciones de la red Clínica Auna, quien repasa en esta entrevista la importancia de la gestión de operaciones en este momento.

P.: ¿Cuáles son las acciones más importantes que se han gestionado en cuanto a las operaciones de las clínicas de Auna durante el estado de emergencia a raíz de la pandemia del COVID-19?

R.: Teniendo como prioridad la seguridad, una de las primeras decisiones importantes que tomamos desde un punto de vista médico y de operaciones fue implementar rápidamente el triaje en cada una de las puertas de ingreso a las clínicas y un flujo de atención diferente a la emergencia normal para pacientes con síntomas respiratorios. Es decir, hemos implementado una segunda emergencia, separada de la habitual, extremando medidas de seguridad para evitar contagios a nuestros pacientes y personal de nuestras clínicas. Por lo tanto, se requirió la compra inmediata de equipos y la movilización de terceros hacia la zona, la implementación de cuadrillas de limpieza y módulos de admisión.

Finalmente, se ha reforzado la seguridad y limpieza en puntos críticos, así como el seguimiento diario y a detalle de nuestros stocks de equipos de protección personal (EPP), petróleo, agua, gases medicinales, entre otros. Durante esta contingencia no nos puede faltar nada y es responsabilidad del equipo de operaciones asegurarse de ello en todas las clínicas de la red Auna a nivel nacional. Todo alineado a los protocolos establecidos por el Ministerio de Salud.

En esta coyuntura, ¿cuáles son las áreas de la clínica que han tomado mayor importancia durante esta emergencia sanitaria y qué acciones desde el punto de vista de seguridad y operativo se han realizado?

Diversas. El protagonismo claro es de nuestro equipo asistencial de emergencia, Unidad de Cuidados Intensivos (UCI) y hospitalización. Asimismo,  nuestro personal de farmacia, imágenes, laboratorio, almacén y gestión de inventarios, que no han parado desde que empezó la crisis, han cumplido un rol muy importante y estamos muy agradecidos por su compromiso y profesionalismo. Por otro lado, el personal de limpieza se ha vuelto un servicio crítico y sumamente necesario en la contención del COVID-19, todos trabajando en equipo.

¿Cómo manejan la seguridad de su equipo asistencial en la red de clínicas Auna?

Contamos con un comité de infecciones y seguridad, en el cual se establecieron protocolos y procedimientos para el tratamiento de nuestros pacientes, sus familias y nuestros colaboradores. Ningún paso es improvisado, todos tienen una secuencia específica que cumplir para evitar contagios. Por ejemplo, estamos muy preparados para atender a un paciente sospechoso con un proceso específico para la colocación de los equipamientos de seguridad.

Como mencionamos, todo el personal asistencial está utilizando sus equipos de protección personal, guantes, mascarillas y ropa quirúrgica que se queda en las clínicas y es enviada a lavar de manera diaria, como parte de los procesos de seguridad acordados.

Luis Pedro Villanueva, gerente de Operaciones Red Clínica Auna

¿Qué procedimientos de gestión a nivel de operaciones cambia respecto a una situación normal versus una pandemia?

Algunos procedimientos que tenían seguimiento mensual como el reporte y reposición de stocks de equipos de seguridad o el seguimiento a servicios como agua, petróleo y gases, han pasado a tener un seguimiento a detalle y diario, inclusive por turno de ser necesario. Como operaciones estamos monitoreando, no únicamente el stock del día sino la proyección a futuro. Sabemos la cobertura que tenemos de cada insumo en días, semanas y meses. Con esto buscamos evitar la rotura de stock a toda costa, pues la atención de nuestros pacientes depende del abastecimiento de equipos de protección personal para nuestros médicos, técnicos (as) y enfermeras (os).

También, tenemos medida la cobertura en días de agua, electricidad, gases medicinales, entre otros. No nos puede faltar electricidad para los ventiladores mecánicos que utilizaremos. Por ello, hemos adelantado mantenimientos de nuestros grupos electrógenos, realizamos un chequeo diario para cada equipo de las clínicas e inclusive monitoreamos a nuestros proveedores de agua y petróleo, para asegurarnos que nos respondan cuando los necesitemos.

Sobre metodologías, una es MRP (Planificación de Requerimiento de Materiales), es clave para proyectar los consumos de los EPP porque nos permite adelantarnos a un futuro quiebre de stock y tomar decisiones con anticipación. Las reuniones de seguimiento y reporte diario, círculos de mejora, comités de pasillo, entre otros, nos ayudan a tomar decisiones en el día a día y tienen alto valor en esta contingencia porque los escenarios pueden cambiar rápidamente.

¿Cómo han organizado al personal médico, asistencial y administrativo para realizar en conjunto una operación óptima?

Se han establecido distintos comités administrativos asistenciales con la finalidad de revisar todos los procesos para que la operación continúe al 100 %, desde la revisión de stocks y consumos de equipos de protección, hasta temas de desinfección y limpieza de áreas críticas. Todo con el objetivo de validar y guiar nuestros esfuerzos de la mejor manera.

Además, las enfermeras tienen un círculo de mejora por turno, que les permite sugerir mejoras inmediatas y tomar decisiones. Por ejemplo, el de asumir el control de la entrega de los EPP lo cual ha generado que se reduzcan los consumos diarios, definir equipos de respuesta rápida en todas las áreas y definir responsables para el control de vacunas, protección y lavado de manos de todo el personal asistencial.
Finalmente, el personal que realizaba trabajos administrativos está en su casa cumpliendo el aislamiento y trabajando de manera remota. El personal de mantenimiento, infraestructura y almacén asisten en turnos rotativos y ante cualquier emergencia. Para ello, Auna ha puesto a disposición un servicio de buses para facilitar su traslado y minimizar riesgos de contaminación en el trayecto a la clínica desde sus hogares. Las clínicas están operando gracias a ellos a nivel nacional en esta situación nunca antes vivida en nuestro país. En Auna estamos muy orgullosos de nuestro equipo.

¿Alguna reflexión final?

Nosotros, desde la Gerencia de Operaciones, nos centramos en pensar siempre en la seguridad y bienestar de nuestros pacientes, sus familias y nuestros colaboradores. Cumplimos un rol facilitador para que el equipo médico y asistencial se dedique únicamente a la gran responsabilidad que tienen, de cuidar y velar por la vida de los pacientes. Finalmente, quisiera destacar la labor de todos los profesionales de la salud en el Perú, quienes cumplen un admirable rol  en la lucha contra el COVID-19 en nuestro país.